Fuhrparkmanagement : Tachographendaten: Wie Flotten das ideale Downloadtool finden

Die Pflicht, Fahrerund Fahrzeugdaten aus dem digitalen Tachographen zu sichern, gilt für alle Unternehmer gleichermaßen, ob Selbstfahrer oder Großspediteur. Die Experten beim Technologieunternehmen Continental weisen darauf hin, dass es jedem einzelnen Betrieb überlassen wird, wie er diese Pflicht erfüllt. Die verschiedenen Angebote von Downloadkey bis zur Hardware für den automatischen Download werfen bei den Betroffenen viele Fragen auf – für eine ausführliche Analyse und das Abwägen des Für und Wider hat im stressigen Speditionsalltag kaum einer Zeit und Lust. Das sorgt nicht nur für Frust – auch Effizienzpotential bleibt ungenutzt. „Beides muss nicht sein“, sagt Diego Santos-Burgoa, der als Vertriebsleiter Aftermarket im Geschäftssegment Commercial Vehicle Fleet Services bei Continental viele Kunden direkt berät. Das Unternehmen hat bisher mehr als 500.000 seiner Downloadkeys verkauft, davon allein 200.000 der neusten Generation. „Die richtige Wahl für eine Flotte finden wir im Gespräch meist schon über vier einfache Fragen heraus“, ergänzt Diego Santos-Burgoa. Welche das sind und welches Tool wann am besten passt, haben die Experten hier zusammengefasst. Eine schnelle Orientierung gibt auch die zugehörige Infografik.

Für Flotten, deren Budget eher klein ist, empfiehlt sich die Lösung Downloadkey. Allerdings: Je mehr Downloadkeys ein Fuhrparkunternehmen benötigt und bei je mehr Fahrzeugen der Download manuell durchgeführt werden muss, desto eher lohnt sich auch eine andere Variante. Eine, bei der zum Beispiel dank Upload-Terminal ein Teil der Übertragung vom Tachographen ins Archiv automatisiert funktioniert. Lösungen wie das VDO SmartTerminal werden im Unternehmen aufgestellt, Fahrer können ihre Fahrerkartendaten selbst übertragen und per WLAN werden sie ins Firmennetz eingespeist. „Wichtig ist, immer die Gesamtkosten zu betrachten“, rät Santos-Burgoa.

2. Kann manuelle Arbeit in den Download der Tachographendaten investiert werden oder sollen die Daten automatisch übertragen werden?

Aktuell beschäftigen viele Transportunternehmen eine Person, die in Phasen, in denen die meisten Fahrzeuge auf dem Hof stehen, mit dem Downloadkey von Fahrzeug zu Fahrzeug geht und die Tachographendaten manuell ausliest – oft übernimmt sogar der Inhaber selbst diese Arbeit. Wer diese Zeit sparen will, sollte in automatisierte Lösungen investieren. Mit einem Upload-Terminal wie dem VDO SmartTerminal lässt sich ein Teil der Arbeit sparen, weil die Fahrer ihre Daten selbst einspielen. Mit der Variante eines automatisierten Downloads „per Funk“, also via Mobilfunkkarte (SIM), kann man die Übertragung der Daten von der To-do-Liste streichen: Der Download erfolgt zu selbst voreingestellten Zeiten ganz automatisch. So bleibt mehr Zeit, um sich um das Wesentliche zu kümmern: die Effizienz. Zum Beispiel durch die Nutzung der vorhandenen Daten aus dem Tachographen in Form von automatisch erstellten Reports.

3. Stellt die gewählte Lösung sicher, dass der Betrieb die gesetzlichen Vorgaben erfüllt?

Keine Sorge: Mit jedem vollständigen Download und anschließender Speicherung einer Sicherungskopie erfüllen Transportunternehmen die rechtlichen Vorgaben. Die Sicherungskopie kann auf einer Festplatte oder einem Server gespeichert werden oder auf einer SDSpeicherkarte, die man in einen Downloadkey schieben kann. Kehren Fahrzeuge allerdings nicht regelmäßig auf den Hof zurück, braucht es fast zwingend eine automatisierte Lösung mit Ferndatenübertragung wie DLD Wide Range II. Sonst droht die Gefahr, Fristen zu verpassen: Der Gesetzgeber verlangt, dass die Daten der Fahrerkarte spätestens alle 28 Tage ausgelesen und archiviert werden. Für die Fahrzeugdaten gelten Intervalle von 90 Tagen.

Viele Flotten nutzen das Potenzial der Daten, die sie aus dem Tachographen bekommen, aktuell noch nicht. Grund dafür ist häufig die Ansicht, der Weg vom Download aus dem Tachographen zum fertigen Report sei kompliziert und lang. Dabei stimmt das so gar nicht. Mit Lösungen, die den Prozess ganz oder zumindest teilweise automatisieren, fließen die Daten entweder ganz von selbst oder – zumindest die Fahrerdaten – mit einem einzigen Klick in die Archivierungssoftware. Viele dieser Programme können die Daten auch gleich auswerten. Dann braucht es nur noch wenige Klicks und Flottenmanager bekommen einen Überblick über die Flotte und Fahrer und können so ihre Effizienz steigern. VDO TIS-Web vom Tachographenhersteller Continental zum Beispiel stellt viele Berichte aus den Daten zur Verfügung. Die Software wurde gemeinsam mit dem digitalen Tachographen und den Downloadtools entwickelt. Sie zeigt auch Verstöße an, die im Tachographen registriert wurden. Unternehmer können so schnell gegensteuern und Strafen vermeiden.