Fuhrparkmanagement : IT-Lösung für die neue Lenkprotokoll-Verordnung

„Unsere Software macht Kosten sichtbar, bietet Transparenz und schafft Prozesse, die eine effiziente Fuhrparksteuerung ermöglichen." erzählt Ing. Sebastian Binder, Vertriebsleiter und Juniorchef des seit 1996 bestehenden Unternehmens ITBinder. „Wir bieten ausgereifte Lösungen für einfache und komplexe Aufgaben im Fuhrpark-Management, die wir mit unseren hauseigenen Hard- und Software-Spezialisten individuell anpassen können. Ob Tachodownload, Diätenabrechnung oder Fahrverlauf: Die Aufzeichnungen passieren nicht nur automatisch, sie sind auch vom Finanzamt anerkannt.“

Ab 1.1.2019 müssen die Lenkerarbeitszeiten in einem Lenkprotokoll festgehalten werden. Während in Lkw und Bussen über 3,5 Tonnen diese Dokumentation bereits ohnehin durch den Fahrtenschreiber erfolgte, betrifft die neue Verordnung nun auch alle anderen Fahrzeuge, sofern diese gewerblich genutzt werden. Klassisches Beispiel sind etwa Botendienste oder Zusteller mit Kleintransportern.

Mit der Lenkprotokoll-Funktion von MTrack befindet sich im Fahrzeug ein kleiner Schalter. Per Knopfdruck kann der Lenker selbst Lenkpause, Ruhepause und „sonstige Arbeitszeit“ zuweisen. MTrack erfüllt damit alle gesetzlichen Anforderungen: Die Zeitaufzeichnung wird vom Lenker selbst vorgenommen. Die Daten sind jedem einzelnen Lenker zuordenbar und jederzeit abrufbar. Korrekturen oder Änderungen sind nachvollziehbar, die Daten sind vollständig, geordnet, inhaltsgleich, authentisch und in einem System zusammengefasst. Bei einer Kontrolle kann das Lenkprotokoll ganz einfach auf dem Smartphone hergezeigt werden. Vorlage und Übermittlung sowie Ausdruck der Daten an die zuständigen Behörden sind jederzeit gewährleistet.

Die Anwendung des Lenkprotokoll-Schalters ist in zwei Sätzen erklärt. Die Lenker werden im Falle des Vergessens automatisch mittels akustischen Warnsignals an den Schalter erinnert. Die Lenkprotokolle können vom Arbeitgeber jederzeit abgerufen werden und dem Lenker lückenlos, lesbar und ausgedruckt zum Unterschreiben vorgelegt werden.

Die täglich verpflichtenden Eintragungen des Fahrers sind mit einem Knopfdruck erledigt. Das zeitintensives Schreiben und Rechnen des Lenkprotokolls entfällt. Auch unschöne Eintragungen, die durch radieren, überschreiben, streichen, Schreibfehler oder Ähnliches entstehen können, sind Geschichte. Die Lenkprotokolle müssen außerdem nicht mehr extra dem Arbeitgeber vorgelegt werden, da diese jederzeit online abrufbar sind.